Organisation

Die ConferenceArena wird von der ConferenceArena LLC, Brandbachstrasse 7, 8305 Dietlikon, organisiert.

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Anmeldung/ Unterschrift/ Annahme

Die Anmeldung ist nur dann gültig, wenn sie auf dem offiziellen Formular erfolgt und mit rechtsgültiger Unterschrift versehen ist. Mit dieser Unterschrift auf dem Anmeldeformular akzeptiert der Aussteller das vorliegende Reglement. Über die definitive Anmeldung entscheidet die Organisation. Sie kann Anmeldungen ohne Begründung zurückweisen. Die Anmeldung gilt als Vertrag, wenn sie von der ConferenceArena LLC schriftlich bestätigt wird.
Bei der Anmeldung ist zu beachten, dass pro 4m2 Standfläche nur eine Firma vertreten sein darf.

Aussteller

Bei der ConferenceArena handelt es sich um eine MICE-Veranstaltung für die Dienstleister des Schweizer und internationalen MICE-Marktes.

Rücktritt

Aussteller, die sich verbindlich angemeldet haben, können aus dem Vertragsverhältnis nicht entschädigungslos entlassen werden. Verzichtet ein Aussteller nach Anmeldung auf eine Messebeteiligung, so hat er an die Verwaltungskosten eine Entschädigung von 20% der Totalkosten, jedoch mindestens CHF 500.00 zu bezahlen. Dies auch dann, wenn der Stand später wieder vermietet werden kann. Bei der Annullation ab 01.01.2018 haftet der Aussteller für die volle Standmiete und allfällige gebuchte Nebenkosten/Zusatzleitungen. Sollte der Aussteller nicht bei der ConferenceArena aufgenommen werden, wird ihm das innert kürzester Frist mitgeteilt. Die Organisation haftet nicht für Schäden, die dem Aussteller infolge der Absage entstehen.
Die Organisation haftet nicht für Schäden, die dem Aussteller infolge der Absage des gesamten Anlasses entstehen.

Zahlungstermine/ Zahlungskonditionen

Die Teilnahmegebühren sind ohne jegliche Abzüge nach Erhalt der Rechnung fristgerecht zu begleichen. Ohne vorgängige Rechnungsbegleichung ist die Teilnahme an der Messe nicht möglich. Zahlungsverzüge werden mit 5% Zins belastet. Zahlungsbedingungen: Der Betrag wird zu 100% innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsabschluss fällig. Aufgrund der schweizerischen Rechtsordnung ist die ConferenceArena LLC verpflichtet, auf die Standmiete und die weiteren Dienstleistungen die Mehrwertsteuer von 8.0% in Rechnung zu stellen, welche separat ausgewiesen wird. Alle genannten Preise, sofern nicht speziell erwähnt, verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer.

Standzuteilung

Die ConferenceArena LLC platziert die Stände nach Eingang der korrekten Anmeldungen. In der Anmeldung schriftlich geäusserte Wünsche von Aussteller werden nach Möglichkeit berücksichtigt, jedoch nicht als Bedingung akzeptiert. Falls es die Umstände verlangen, kann die ConferenceArena LLC einen Aussteller an einen anderen Ort versetzen, seinen Stand ändern (z.B. Quadratmeteranzahl oder Anzahl offener Seitenwände) oder ihm einen anderen Platz zuweisen, ohne ihn speziell dafür zu entschädigen.
Wird der Stand von der ConferenceArena LLC verkleinert, so hat der Aussteller Anrecht auf prozentuale Rückvergütung gegenüber der Verkleinerung des Standes, jedoch nicht auf zusätzliche Entschädigung. Die zusätzliche Platzierung eines Standes, welcher nicht im Hallenplan eingezeichnet ist, muss akzeptiert werden.

Werbung ausserhalb des Standes

Der Aussteller verpflichtet sich, jegliche Verkaufs- und Werbetätigkeit (u.a. das Verteilen von Werbematerial, Flugblättern usw.) ausserhalb seines Standes zu unterlassen. Sonderbewilligungen nur nach schriftlicher Abmachung der ConferenceArena LLC. Bei Nichteinhalten dieser Regelung wird dem fehlbaren Vertragspartner nachträglich, ohne Rücksprache, den nicht bewilligten Auftritt in Rechnung gestellt (Mindestbetrag CHF 5’000.00).

Ausstellerverzeichnis

Der Eintrag ins Ausstellerverzeichnis ist für jeden Hauptaussteller und Unteraussteller obligatorisch und nicht im Preis inbegriffen. Die ConferenceArena LLC übernimmt keine Verantwortung für allfällige Irrtümer oder Versäumnisse.

Auszug aus dem Ausstellungsreglement der Location

Ziffer 2, Absatz 2: „Entsprechend den Vorschriften des Feuerwehrinspektorates darf zur Gestaltung der Ausstellung kein feuergefährliches Dekorationsmaterial verwendet werden. Treppen und Türen dürfen unter keinen Umständen verstellt werden und die Passagen für das Publikum sind, gemäss den zu erwartenden Besucherzahlen, genügend bereit zu halten.“
Ziffer 3, Absatz 2: „Der Aufbau der Ausstellung hat mit äusserster Sorgfalt zu erfolgen. Bei den vermieteten Sälen handelt es sich nicht um Ausstellungshallen, sondern um Tagungsräume mit zum Teil Nussbaumtäferung und Wänden aus weichem, schallabsorbierendem Material. Jegliche Befestigung von Ausstellungsgegenständen und Reklamematerialen an den Decken und Wänden mit Nägeln, Stiften, Reissnägeln und Nadeln oder Kleben ist deshalb untersagt. Die Einbauten müssen so konstruiert sein, dass sie selbsttragend sind, mit Unterlagen, die den Boden schützen. Die Bodenbelastung darf an keinen Ort 500 kg/m2 übersteigen. Feste Bestuhlungen, Spiegel, Beleuchtungskörper etc. dürfen nicht oder nur unter ausdrücklicher Bewilligung durch den Betriebstechniker entfernt werden.“
Das Wirten innerhalb der Ausstellung ist ausschliesslich Sache der Location. (Siehe auch Punkt “Vorführungen/Attraktionen/ Catering“)

Zusammenstellung der Brandschutzrichtlinien für Messen und Veranstaltungen

Allgemeines: Durch Dekorationen darf keine zusätzliche Brandgefährdung entstehen. Im Brandfall dürfen Personen nicht gefährdet werden und Fluchtwege nicht beeinträchtigt werden. Material: Dekorationen in Räumen mit Publikumsverkehr müssen aus schwer brennbarem Material (Brandkennziffer 5.1) sein. In Räumen mit einer Sprinkleranlage genügt Material mit Brandkennziffer 4.1. Die Materialien dürfen im Brandfall weder brennend abtropfen noch giftige Gase entwickeln. In Fluchtwegen dürfen keine brennbaren Dekorationen angebracht werden. Spiel- und Reklameballone dürfen nicht mit brennbarem Gas oder Gasgemisch gefüllt werden. Ergänzungen zum Material: Dekorationen aus Massivholz (z.B. Bretter) sind auch dort zulässig, wo schwer brennbares Material mit der Brandkennziffer 5.1 verlangt wird.
Allgemeine Geschäftsbedingungen – ConferenceArena LLC

Auf- und Abbauzeiten

Der Aussteller verpflichtet sich seinen Stand innerhalb der der vorgegebenen Fristen auf- und abzubauen sowie während der Öffnungszeiten der Messe durchgehend durch Personal zu besetzen und zu betreiben. Es darf nicht vor dem offiziellen Messeschluss begonnen werden die Stände, auch nicht teilweise, auszuräumen oder abzubauen. Bei Nichteinhalten dieser Regelung wird dem fehlbaren Vertragspartner nachträglich, ohne Rücksprache, eine Strafzahlung in Rechnung gestellt (Mindestbetrag CHF 1’000.00).
Die genauen Auf- und Abbauzeiten werden den Ausstellern gesondert kommuniziert.

Einrichtung und Dekoration der Stände

Kein Aussteller darf an seinem Stand Einrichtungen und Dekorationen anbringen oder Veränderungen vornehmen, die einen anderen Aussteller in irgendeiner Weise benachteiligen. Die ConferenceArena LLC behält sich das Recht vor, jegliche Einrichtungen und Dekorationen, die dem allgemeinen Erscheinungsbild der Ausstellung schaden, Notausgänge blockieren, eine Gefahr darstellen oder die Standnachbarn oder die Besucher belästigen könnten, auf Kosten, Risiko und Gefahr des betreffenden Standinhabers zu entfernen oder ändern lassen. Es dürfen auch keine Gegenstände in den öffentlichen Bereichen zu liegen kommen.

Vorführungen/ Attraktionen/ Catering

Vorführungen und Attraktionen an den einzelnen Ständen sind erwünscht, dürfen aber die Nachbarstände nicht stören. Die Beurteilung obliegt der Organisation.
An den Ständen dürfen den Besuchern Erfrischungen angeboten werden, die jedoch durch die Location bezogen werden müssen (gem. Auszug aus dem Reglement). Aussteller erhalten spezielle Standcatering-Konditionen. Sollten dennoch Speisen oder Getränke an die Besucher in Form von „Kostproben“ abgegeben werden, so ist vorgängig eine Bewilligung der Location durch die Organisation einzuholen.
Sollte ein Aussteller gegen die Cateringvorschriften der Location verstossen, erhält der Aussteller eine entsprechende Entschädigungsrechnung zugestellt. Die ConferenceArena LLC kann für die Verrechnung nicht verantwortlich gemacht werden.

Besucherliste/ Kundenliste/ Teilnehmerliste

Den Besuchern der ConferenceArena wird eine Teilnehmerliste der Aussteller zur Verfügung gestellt. Den Ausstellern der ConferenceArena wird keine Liste in irgendeiner Art der Besucher oder Kunden der ConferenceArena LLC zur Verfügung gestellt.

Annullation oder Anpassungen der Veranstaltung

Sollte aufgrund der politischen oder wirtschaftlichen Lage oder höherer Gewalt die Durchführung der Messe verhindert, ihre Bedeutung eingeschränkt oder ihr Charakter verändert werden, haben die Aussteller keinen Anspruch auf Entschädigung. Sollte die Messe nicht eröffnet werden können, so verfallen die Standmieten zugunsten der Messeorganisation bis zur Höhe des Betrages, der zur Deckung der bereits entstandenen Unkosten ausreicht.

Abänderung des Reglements

Die ConferenceArena LLC hat das Beschlussrecht über alle in diesem Reglement nicht vorgesehenen Fälle und zur Vornahme aller Abänderungen und Zusätze. Diese Beschlüsse treten sofort in Kraft. Die zu einem späteren Zeitpunkt zugehenden Rundschreiben gelten als Bestandteil der vorliegenden Ausstellungsbedingungen.

Verstösse gegen das Reglement

Jeglicher Verstoss gegen irgendeine Bestimmung dieser Ausstellungsbedingungen kann den unverzüglichen Ausschluss des zuwiderhandelnden Ausstellers bewirken, ohne dass dieser einen Anspruch auf Rückerstattung oder Entschädigung hat.

Versicherung

Jeder ConferenceArena-Teilnehmer und jede ConferenceArena-Teilnehmerin in einem Vertragsverhältnis mit der ConferenceArena LLC haftet für Schäden an den Ausstellungshallen des Stage One und deren Einrichtungen sowie an Mitausstellern oder Dritten die durch ihn/sie oder durch das Standpersonalverursacht werden. Jeder ConferenceArena-Teilnehmer und jede ConferenceArena-Teilnehmerin ist verpflichtet, eine Haftpflichtversicherung mit einer in der Schweiz ansässigen Versicherung abzuschliessen. Die Deckungssumme für Personen- und Sachschäden muss im Minimum CHF 3 Millionen betragen. Sollte ein ConferenceArena-Teilnehmer oder eine ConferenceArena-Teilnehmerin die erforderliche Versicherung nicht aufweisen, wird die ConferenceArena LLC zu Lasten des Teilnehmers/der Teilnehmerin eine Versicherung abschliessen. Der Veranstalter übernimmt keine Obhutspflicht für die Ausstellungsgüter und Standeinrichtungen und schliesst jede Haftung aus. Der Aussteller ist dafür besorgt, an seinen ausgestellten Geräten Schutzvorrichtungen anzubringen, die den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Die Versicherung kostet pro Aussteller CHF 125.00 exkl. MwSt. Aussteller, welche über eine eigene Haftpflichtversicherung verfügen, sind verpflichtet eine Kopie der Versicherungs-Police der ConferenceArena LLC einzureichen.

Streitfälle

In jedem Streitfall verpflichten sich die Parteien, vor Einleitung eines Strafverfahrens, eine gütliche Einigung zu suchen. Der Aussteller verpflichtet sich, seine Beschwerde der ConferenceArena LLC schriftlich zu unterbreiten. Sollte ein Streitfall nicht gütlich geregelt werden können, gilt Zürich als Gerichtsstand und es ist ausschliesslich schweizerisches Recht anwendbar. Gibt es ein anderssprachiges Reglement, gilt im Zweifelsfall gilt der deutsche Text des vorliegenden Reglements und geht dem anderssprachigen vor.

Dietlikon, im Dezember  2018

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